1 - Definir as FUNÇÕES das pessoas da administradora.
As funções definem os papéis de cada pessoa na administradora.
Exemplo: Gestor da administradora, Financeiro, Atendimento, Suporte, Limpeza e etc.
Como incluir uma função na Administradora?
Clique no menu ADMINISTRAÇÃO e em seguida na opção ADMINISTRADORAS.
Em seguida, clique no nome da empresa administradora para abrir as opções de configuração da empresa.
No menu lateral esquerdo, clique na opção FUNÇÕES, e na tela seguinte, clique em INCLUIR FUNÇÃO.
Informe o NOME DA FUNÇÃO.
Importante: Esta função será selecionada para definir quem será o RESPONSÁVEL e o CORRESPONSÁVEL pelos chamados aberto.
Para finalizar clique em SALVAR.
2 - Definir os SETORES que a administradora e os condomínios (síndicos) poderão receber os chamados.
Os setores definem as áreas de atuação da administradora no condomínio, e também as áreas do condomínio que poderão receber chamados.
Serão nos setores que os chamados serão abertos pelos moradores ou pelos operadores do sistema de gestão.
Exemplo: Fale com a Administradora, Fale com o Síndico, Manutenções, Ocorrências, Financeiro e etc.
Como incluir um setor?
Clique no menu ADMINISTRAÇÃO e em seguida na opção ADMINISTRADORAS.
Em seguida, clique no nome da empresa administradora para abrir as opções de configuração da empresa.
No menu lateral esquerdo, clique na opção SETORES, e na tela seguinte, clique em INCLUIR SETOR.
Informe o NOME DO SETOR.
Importante: Este nome aparecerá no aplicativo do Portal do condomínio para identificar em qual setor o morador está abrindo o chamado.
No campo seguinte informe uma descrição que dará a ATRIBUIÇÃO DESTE SETOR, e servirá para orientar os moradores no momento da abertura dos chamados.
Importante: Esta atribuição também aparece no aplicativo do Portal do condomínio junto ao nome do setor para orientar as pessoas no momento da abertura do chamado.
PERMISSÃO DE ABERTURA DOS CHAMADOS.
Marque estas opções para definir quem poderá abrir os chamados neste setor, se os membros do corpo diretivo ou os moradores do condomínio
Atenção: Se nenhuma função for marcada, nenhuma pessoa relacionada ao condomínio poderá abrir chamados, e só será usado pela empresa administradora.
CONTROLE DE REENCAMINHAMENTO DE CHAMADO
Serve para definir o tempo de espera para o atendimento dos chamados.
Informe quanto tempo "EM HORAS" o sistema irá aguardar para avisar o CORRESPONSÁVEL por chamados abertos e não respondidos.
Importante: Para desabilitar o reencaminhamento deixe o respectivo campo com valor zero ou em branco.
Atenção: O RESPONSÁVEL e o CORRESPONSÁVEL por um chamado, é definido no momento do parâmetro de RESPONSABILDIADES DO CONDOMÍNIO que será visto em outro tópico.
Para finalizar a inclusão do setor, clique em SALVAR.
3 - Atribuir os responsáveis pelos chamados.
A tela de atribuição de responsabilidade é aonde será informado para cada condomínio, qual RESPONSÁVEL e CORRESPONSÁVEL vai atender o SETOR específico.
Para configurar acesse o menu ADMINISTRAÇÃO e em seguida clique em ADMINISTRADORAS.
Em seguida, clique no nome da empresa administradora para abrir as opções de configuração da empresa.
No menu lateral esquerdo, clique na opção RESPONSABILIDADES.
No topo da tela você encontra TODAS AS FUNÇÕES que podem ser responsáveis por qualquer SETOR dos condomínios. Os setores estão representados nas colunas.
Como atribuir as responsabilidades para os condomínios?
É possível atribuir as responsabilidades para todos os condomínios de uma vez, basta clicar no botão azul no canto superior direito ATRIBUIR RESPONSABILIDADE.
Na janela que abre, marque os condomínios que deseja atribuir as responsabilidades e em seguida clique no botão AVANÇAR no canto inferior direito da tela.
No próximo passo, marque os setores que deseja definir o RESPONSÁVEL e CORRESPONSÁVEL. Note que ao marcar os setores, ficará ativo os campos para definir a FUNÇÃO para o responsável e o corresponsável de cada setor.
Importante: Se você não deseja definir um corresponsável, deixe o campo em branco.
Depois de definir as responsabilidades, automaticamente os moradores já poderão abrir os chamados através do Portal do condomínio e o aplicativo.
Veja também:
- Registrar um chamado pelo aplicativo
- Registrar um chamado pelo Portal do Condomínio e Aplicativo do morador.