Para incluir uma despesa vá até o menu Financeiro, em seguida clique na opção Títulos a pagar.
Na tela de Contas a pagar clique no botão INCLUIR.
Informações da despesa
O primeiro passo é localizar ou incluir um Fornecedor para relacionar a despesa.
Para localizar um Fornecedor digite no campo o Nome, CPF ou CNPJ.
Caso o Fornecedor ainda não esteja cadastrado no sistema, clique no botão INCLUIR ao lado do campo Fornecedor e siga preenchendo os campos como pedido para a inclusão de pessoas.
Em seguida informe a Data da emissão e a Data de vencimento da despesa.
No campo seguinte informe o Valor líquido a pagar.
Forma de pagamento
As despesas podem ser cadastradas com Forma de pagamento A Vista ou A Prazo.
Lançamento de despesa com Pagamento a Vista
No campo de Forma de lançamento selecione a opção A Vista.
No campo Repetir lançamento você pode fazer com que o sistema repita esta despesa por um período.
Ao selecionar o tipo de recorrência, Mensal, Bimestral, Trimestral, Semestral, Anual ou Semanal, será necessário informar o número de vezes no campo Quantas vezes.
IMPORTANTE: A Recorrência aumenta a produtividade fazendo com que o sistema repita o lançamento ao longo do período informado. É utilizado para cadastrar as despesas fixas mensalmente do condomínio e que tem apenas variações de valor.
Em seguida informe a Conta contábil, Centro de custos e o Valor.
No campo Número do documento informe o número da nota, boleto ou do recibo de pagamento.
LINHA DIGITÁVEL.
O Condominizar oferece um recurso de auto preenchimento da linha digitável dos boletos quando é anexado o arquivo em PDF.
Este recurso é compatível apenas com arquivos em PDF.
Para gerar a linha digitável e o código de barras, inclua o arquivo em PDF a este lançamento utilizando o recurso DOCUMENTOS DIGITALIZADOS no final da tela de lançamento.
Após a inclusão o sistema irá buscar automaticamente algumas informações contidas no boleto, por exemplo: Vencimento, valor, código de barras e o fornecedor, desde que já esteja previamente registrado no sistema.
Ao clicar no código de barras, o sistema disponibiliza o código em tela para a leitura e pagamento via aplicativo.
Lançamento de despesa com Pagamento a Parcelado
No campo Forma de pagamento selecione a opção Parcelado.
No campo seguinte informe o Número de parcelas que serão geradas, em seguida clique em GERAR PARCELAS.
Logo abaixo serão geradas as parcelas com as seguintes informações:
Número da parcela;
Vencimento; O vencimento da primeira parcela é o vencimento informado no campo anterior. mas pode ser alterado caso necessário.
Valor da parcela; Os valores podem ser alterados caso necessário, mas o valor total deve bater para finalizar o lançamento.
Linha digitável do boleto; Opcional.
Anexos; Para incluir anexos em cada parcela clique no ícone
Importante: Em caso de parcelamento de uma despesa, o número da parcela aparecerá junto ao Número do documento lançado. Exemplo: 1/3, 2/3, 3/3.
Importante: As despesas lançadas de forma parcelada, terão as parcelas tratadas de forma individual, ou seja, como um lançamento feito individualmente.
Classificação da despesa
Primeiramente selecione a Conta Contábil de Despesa.
O sistema permite uma busca contextual da conta no momento que se inicia a digitação do nome no campo. Caso a conta não esteja previamente cadastrada no plano, é possível incluir clicando no ícone ( + ) INCLUIR ao lado do campo Conta Contábil.
Em seguida selecione o Centro de custos.
Da mesma forma que a conta contábil, o Centro de custo pode ser localizado ao digitar o nome, ou se necessário pode ser incluído.
Atenção: Para incluir um centro de custos, acesse o menu Financeiro e clique em Centro de custos.
No campo Valor, note que o sistema irá buscar o valor total da despesa que foi preenchido no campo anterior.
Isso server para orientar o usuário quanto ao valor que será contabilizado em cada conta configurada.
Dividir uma despesa em múltiplas Contas e Centro de custo
O sistema permite que você divida uma única despesa em mais do que uma Conta ou Centro de custo.
Isso serve para quando uma despesa ou nota é emitida, e nela contenha mais do que um produto ou serviço que deva ser classificado e contabilizado separadamente.
No cadastro do Valor total da despesa é informado um único valor que representa o total da nota fiscal ou documento.
Para dividir o documento e classificar os valores individualmente, altere o valor sugerido no campo para a menor, que represente uma parte do documento.
Note que ao informar um valor menor o sistema irá mostrar logo abaixo do campo uma mensagem em vermelho com a diferença restante. Ao clicar fora do campo ou apertar a tecla TAB o sistema irá criar uma nova linha de classificação da despesa, onde poderá ser informado uma nova Conta de Despesa e um novo Centro de custo.
Exemplo: Acima temos um lançamento de uma nota de manutenção de elevadores, sendo que o valor total é R$600,00
Neste caso R$400,00 é referente a Conta de Despesa MANUTENÇÃO DOS ELEVADORES e o restante R$200,00 é referente a PEÇAS DE REPOSIÇÃO.
O Valor Total líquido lançado deve ser igual a soma das contas contábeis classificadas abaixo.
Para remover uma conta de classificação clique no ícone ( - ) EXCLUIR ITEM ao lado da linha a ser excluída.
Novo campo Descrição do lançamento inclua informações extras para o lançamento, por exemplo " Mensalidade e troca de suporte do espelho "
Estas observações aparecerão nos relatórios financeiros e contábeis.
Como lançar uma despesa como paga
Localize a caixa PAGAMENTO e clique no botão verde PAGAR TÍTULO para abris as opções de pagamento.
Em seguida defina da DATA DO PAGAMENTO, e se a despesa foi paga com juros e multa ou com desconto.
No campo CONTA FINANCEIRA já está selecionada a conta principal do condomínio, mas pode ser alterada caso a despesa tenha sido paga com coutra conta.
Informa o Tipo de pagamento, e para finalizar clique em SALVAR
Anexar documentos digitalizados
Para incluir um documento clique no botão INCLUIR ARQUIVO, em seguida selecione se o documento está em seu computador ou será buscado no REPOSITÓRIOS DE ARQUIVO do condominizar.
Depois de localizar os arquivos, clique no botão SALVAR para finalizar a inclusão.