1. Criar a reunião no Zoom.
- Baixe o aplicativo Zoom - Cliente Zoom para Reuniões para iniciar a configuração.
(https://zoom.us/download)
- Para obter ajuda quanto a ferramenta Zoom clique no link.
(https://support.zoom.us/hc/pt-br/articles/360034967471-Guia-de-in%C3%ADcio-r%C3%A1pido-para-novos-usu%C3%A1rios)
- De um nome para a reunião para identificar.
(Mesmo nome que será usado no Condominizar)
- Agendar a execução da reunião.
(Mesma data/hora deverá ser informada no Condominizar)
- Pegar as informações da reunião para colocar no Condominizar.
(ID, Senha e Link)
Importante: O Zoom é uma ferramenta de terceiro, que deve ser contratada separadamente. A versão gratuita permite apenas 40 minutos de reunião e possui recursos limitados.
2. Criar a reunião no Condominizar.
- Dar um nome para a reunião.
(Mesmo nome da reunião do Zoom para facilitar identificação)
- Informar data e hora da primeira e segunda chamada.
(Mesma data de agendamento do Zoom)
- Colocar as informações da reunião que foi criada no Zoom.
(Meeting ID, Senha e Link da reunião)
3. Configurar a reunião.
- Incluir os itens da Pauta da reunião.
(Informações da pauta e da votação)
- Criar o Edital de convocação.
(É preciso criar um documento modelo no Documentos de texto)
- Incluir os participantes da reunião.
(Incluir os condôminos que receberão o convite da reunião)
- Enviar o convite para participar da reunião.
(Convite será enviado por e-mail e notificação via aplicativo)
Após o envio do convite, os participantes poderão confirmar presença e acessar as pautas da reunião.
4. Execução da reunião.
- A reunião deve ser executada na data e hora programada para que os participantes consigam acessar a reunião através do Portal do Condomínio e aplicativo.
- O participante que acessar através do Portal do Condomínio ou pelo Aplicativo do condômino não precisam instalar o Zoom.
Atenção: Usuários de Iphone não receberão as opções de voto automaticamente pelo sistema. A votação destes usuários devem ser feitos pelo aplicativo Condominizar ou por voz no momento da reunião.
- O executor deverá iniciar a reunião clicando no processo EXECUÇÃO DA REUNIÃO, e escolhendo a opção INICIAR REUNIÃO.
- Em seguida ler o edital de convocação e escolher as pessoas que vão compor o grupo ORGANIZADOR DA REUNIÃO. (Presidente e Secretário)
Atenção: As pessoas que vão compor a ORGANIZAÇÃO da reunião serão os responsáveis pela aprovação da Ata no final da reunião.
- Depois o executor deverá acessar os itens de pauta para deliberar e promover as votações dos itens da pauta.
- Após as deliberações e votações de toda a pauta, o executor pode encerrar a reunião e criar a Ata de encerramento.
- O executor acessa o processo e clica na aba Execução da reunião e seleciona a opção FINALIZAR A REUNIÃO.
5. Atividade de aprovação da Ata.
- Para iniciar a atividade de aprovação, o executor clica na aba APROVAÇÃO DE ATA e clica na opção NOTIFICAR NOVA TAREFA. Selecione as pessoas que vão aprovar a ata (ORGANIZADORES) Neste momento o sistema enviará uma notificação pelo aplicativo para que os responsáveis acessem a ATA e aprovem o texto.
6. Publicação final da Ata.
- Depois de todos os ORGANIZADORES aprovarem a Ata, o processo irá avançar automaticamente para a última fase, que é a publicação.
- Depois de aprovado basta clicar no botão PUBLICAR para que a Ata fique disponível para todos os moradores do condomínio.
Veja também:
- Como criar e configurar uma reunião no Condominizar
- Como executar uma reunião no Condominizar