1. Acesse o menu SOCIAL e clique na opção REUNIÕES, em seguida clique no botão INCLUIR REUNIÃO.

2. Configurar a reunião.

No primeiro campo informe um NOME para identificar a reunião, por exemplo: Assembleia Geral Ordinária.

Nos campos seguintes, informe a data e hora da PRIMEIRA CHAMADA e em seguida da SEGUNDA CHAMADA, que determinará o agendamento da reunião.

No campo FORMATO, deve ser informado se a reunião será PRESENCIAL ou por VÍDEOCONFERÊNCIA.

ATENÇÃO: Ao selecionar a opção videoconferência, será necessário AGENDAR e configurar uma SALA DE REUNIÃO na plataforma ZOOM que será utilizada como plataforma de áudio e vídeo e será integrada ao Portal do Condomínio.

Como configurar a Integração do Zoom ao Condominizar.

Clique aqui para saber mais sobre como se inscrever e criar uma reunião na plataforma ZOOM.

Após AGENDAR A REUNIÃO na plataforma ZOOM informe os dados referente a ID DA REUNIÃO (Meeting ID), SENHA DA REUNIÃO (Passcode) e o ENDEREÇO DA REUNIÃO (Entrar na reunião Zoom).

Para continuar clique em SALVAR.

Note que outras opções de configuração aparecerão no menu lateral esquerdo. Continue as configurações da reunião.

3. Pauta da reunião.

Para incluir a pauta para a reunião, clique no botão INCLUIR.

No primeiro campo informe um NOME para a pauta, por exemplo: Pintura externa do prédio.

Em seguida, informe se esta pauta já está DEFINIDA ou ainda está apenas EM ANÁLISE.

Atenção: Pautas EM ANÁLISE não estarão disponíveis para os participantes no dia da reunião. 

No campo DESCRIÇÃO, faça um resumo do assunto que será tratado nesta pauta. Esta informação aparecerá para os participantes da reunião.

O campo OBSERVAÇÃO PARA USO INTERNO pode ser usado para informações extras, que só aparecerão nesta tela para os administradores da reunião.

Em ANEXOS DA PAUTA é possível incluir até 5 arquivos em cada pauta, totalizando 5 megas em formato JPG, PNG e PDF.

Para incluir anexos clique no botão INCLUIR ARQUIVO. Em seguida, localize em seu computador os arquivos que deseja incluir na pauta.

ATENÇÃO: Arquivos fora do padrão citado acima serão ignorados pelo sistema.

IMPORTANTE: Utilize arquivos pequenos, digitalizados em resolução baixa, ou compatível com a internet, pois estes arquivos serão acessados por aparelhos de celular que podem ter pouco recurso de processamento, armazenamento e também de velocidade de internet.

Para EXCLUIR UM ANEXO de pauta, passe o cursor do mouse sobre o anexo, e clique no ícone (EXCLUIR) no final da linha.

No item CLASSIFICAÇÃO, deverá ser informado se esta reunião será DELIBERATIVA ou não. No caso de uma reunião deliberativa, será ativada a opção de configuração de OPÇÕES DE VOTOS.

Incluir opções de votos.

Para INCLUIR uma opção de voto para a pauta, digite a opção desejada, por exemplo: SIM e em seguida tecle ENTER para gravar. Repita esta operação para todas as opções de voto.

Para EXCLUIR uma opção de voto, clique no X na opção desejada.

Para finalizar a pauta, clique em SALVAR.

Para incluir outras pautas para a reunião, repita os passos acima.

IMPORTANTE: As pautas criadas serão visualizadas pelos participantes da reunião através do Portal do Condomínio e aplicativo Condominizar.

Ordenação da pauta.

A criação dos itens de pauta podem ser feitos aleatoriamente, sem a preocupação com a ordenação da pauta para o dia da reunião. Entretanto, é possível ordenar e organizar os itens conforme a necessidade.

Para ORDENAR os itens da pauta, clique no botão ORDENAR ITENS no menu superior da tela inicial da configuração das pautas.

Em seguida clique na pauta desejada e ARRASTE para posicionar ordenar conforme a necessidade.

Para concluir, clique em SALVAR ORDENAÇÃO.

4. Edital.

O Condominizar oferece a possibilidade de criar vários tipos de documentos de texto, que podem ser utilizados no sistema de forma automatizada.

Como criar um modelo de edital.
Acesse o menu CONFIGURAÇÕES e clique na opção DOCUMENTOS DE TEXTO.
Clique no botão INCLUIR DOCUMENTO.
Em seguida de um nome para o documento, por exemplo: Edital de convocação.
Note que o sistema já sugerirá este nome também como TÍTULO DO DOCUMENTO, mas ele pode ser alterado se necessário.
Depois selecione o TIPO DE DOCUMENTO, neste caso, EDITAL DE REUNIÃO.
Informe um TAMANHO para o texto do Título, e depois escreva o seu texto padrão que servirá como MODELO para os editais.

Incluir conteúdo dinâmico.
Os conteúdos dinâmicos são variáveis que consultam o seu banco de dados para buscar informações gravadas e que podem variar conforme o condomínio, pessoas e datas.
Para incluir um conteúdo clique no botão INCLUIR CONTEÚDO DINÂMICO.
Em seguida clique na informação que você deseja incluir no seu texto.

Saiba mais sobre os documentos de Texto

Criar o Edital de convocação da reunião.

Após criar o documento de texto modelo, vamos criar o edital com base neste documento.

No campo MODELO DE DOCUMENTO, selecione o documento criado anteriormente e em seguida clique no botão CRIAR EDITAL.

Neste momento o sistema buscará o documento modelo e todas as informações variáveis (conteúdos dinâmicos) que estão incluídas no modelo.

Vale lembrar: Este texto foi copiado do documento de texto padrão configurado anteriormente. As alterações e adequações que serão feitas a seguir não vão alterar o documento modelo.

Faça os ajustes do texto caso seja necessário, e em seguida clique no botão SALVAR, em seguida confirme a gravação.

Pronto, o Edital para a sua reunião está pronto para ser enviado para os participantes e poderá ser acessado sempre que necessário através desta tela.

5. Participantes da reunião.

Veja como criar a lista de participantes da reunião e enviar o convite por e-mail e notificação via aplicativo.

Clique no botão INCLUIR PARTICIPANTES, na lista selecione todas as pessoas que receberão o convite para participar da reunião, em seguida clique no botão VINCULAR PARTICIPANTE.

Para concluir clique em SIM, CONFIRMAR.

Enviar convite da reunião para os participantes.
Para enviar os convites para os participantes marque todas as pessoas que foram adicionadas a participação e em seguida clique no botão ENVIAR CONVITE.

Confirmação de envio e de leitura dos convites.
Após o envio do convite é possível confirmar a leitura por parte do morador clicando nos ícones correspondentes.

Importante: A confirmação de leitura pode levar alguns minutos para ser mostrada no sistema.

Pronto.

Após a configuração da reunião e o envio do Edital de convocação para os participantes, é possível acompanhar a evolução do processo de execução da reunião acessando o menu SOCIAL, clicando na opção REUNIÕES e selecionando a reunião desejada.

Veja também:

- Como executar uma reunião no Condominizar

- Como criar e executar uma reunião no Condominizar (Resumida)

- Como integrar o Zoom ao Condominizar.